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Posta Elettronica Certificata

PEC, mail, posta elettronicaLa Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica ordinaria a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione tali da rendere certa, certificabile e opponibile a terzi la spedizione e la consegna.

Ogni titolare di un indirizzo di posta certificata può trasmettere ad un'altra casella di PEC messaggi elettronici con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

La casella può essere rilasciata da uno qualsiasi dei gestori di PEC iscritti in apposito elenco tenuto dall'Agenzia per l'Italia Digitale.

Il 29 novembre 2008 è entrato in vigore il Decreto Legge n. 185/2008, convertito nella legge 2/2009. L’articolo 16, al comma 6, prevede che "...le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese...". Con decorrenza dal 19/12/2012, il DL 179/2012 ha esteso lo stesso obbligo alle imprese individuali.

Discende da queste prescrizioni la necessità di dotare società e imprese di nuova costituzione, prima ancora della predisposizione e della trasmissione della comunicazione unica di prima iscrizione, di una casella di posta certificata valida, e di indicare nella pratica il relativo indirizzo. Quando nell'istanza di iscrizione non è riportato un indirizzo P.E.C. valido, l'Ufficio Registro Imprese richiede la regolarizzazione assegnando un congruo termine; nel caso di mancato adempimento si potrà procedere con il rifiuto della domanda.

 

Regole generali

Domicilio elettronico

Si deve tenere presente che la casella di posta elettronica certificata rappresenta il domicilio elettronico presso il quale la società o l'imprenditore, in forza di una presunzione legale, sono sempre raggiungibili (per legge, un messaggio di PEC si dà per notificato al momento della semplice consegna del plico informatico al server di posta del destinatario, e non al momento della effettiva apertura dello stesso), e che la sua iscrizione e successiva modificazione sono adempimenti che solo il legale rappresentante della società può validamente eseguire.

 

La casella di PEC deve essere attiva e univoca.

Per essere iscritta nel Registro delle Imprese, una casella di posta elettronica certificata deve essere attiva. La Camera di commercio esegue appositi controlli al fine di verificare l'esistenza ed il regolare funzionamento della casella di PEC dichiarata.

Inoltre, il Ministero dello Sviluppo Economico è intervenuto più volte sul tema dell'univocità delle caselle di PEC, dapprima con le circolari n. 77684 del 9/5/2014 e n. 3670/C del 2/6/2014, e infine con la Direttiva del 27 aprile 2015 (adottata d'intesa con il Ministero della Giustizia) avente ad oggetto "Indicazioni per l’attuazione delle disposizioni concernenti il pubblico elenco denominato Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata delle imprese e dei professionisti (INI-PEC)”.

Ricorre in definitiva l'esigenza di garantire che l'indirizzo PEC dichiarato da imprese e società sia costantemente attivo nonché singolarmente ed esclusivamente riconducibile alle medesime. In altre parole, non è consentito alle imprese e alle società:

  • iscrivere e mantenere iscritta nella propria posizione anagrafica nel Registro delle Imprese una casella di posta elettronica certificata non attiva;
  • condividere con altro soggetto iscritto nel Registro Imprese o nel REA (impresa, società, soggetto collettivo di forma non societaria) l'uso della stessa casella di posta elettronica certificata;
  • iscrivere nel Registro Imprese una casella di posta elettronica certificata di cui è titolare un professionista iscritto in Collegi o Ordini professionali o una associazione di categoria.

Per dare attuazione alla Direttiva, il Giudice del Registro delle Imprese di Rimini ha emanato un decreto con il quale ha ordinato in termini generali la cancellazione d'ufficio di tutte le caselle di posta elettronica certificata di cui l'Ufficio accerti l'invalidità o l'inattività. Le imprese individuali e le società interessate dalla procedura sono poi informate tramite lettera raccomandata.

Inoltre, il Registro Imprese di Rimini dovrà avviare procedimenti d'ufficio anche per la cancellazione delle PEC cosiddette "doppie" o "multiple", cioè iscritte su due o più posizioni.

 

Modalità di presentazione della comunicazione della casella di PEC

Sulla scorta della circolare del Ministero dello Sviluppo Economico n. 3645/C del 3 novembre 2011, l'ufficio del Registro delle Imprese di Rimini accetta la presentazione della pratica di comunicazione della P.E.C. secondo la procedura di cui al comma 2quinquies dell'art. 31 legge 340/2000 (c.d. presentazione tramite "commercialista" o "professionista incaricato"). È anche ammessa, come di consueto, la presentazione tramite procuratore speciale, in forza di apposita procura conferita su supporto cartaceo dal legale rappresentante della società e allegata alla pratica in forma di immagine digitale da scanner.

Per comunicare al Registro Imprese l'indirizzo di P.E.C., o la sua variazione, è possibile utilizzare una procedura semplificata online ad uso esclusivo del legale rappresentante della società o del titolare di impresa individuale, munito del dispositivo di firma digitale, senza necessità di registrazione o autenticazione. Le modalità per effettuare tale comunicazione ed ogni altra informazione sono reperibili a questo indirizzo.

Le istruzioni per la compilazione della pratica, per i soggetti diversi dal legale rappresentante (professionista incaricato, procuratore speciale), o comunque quando non si desideri utilizzare la procedura semplificata di cui sopra, sono disponibili in questa Guida alla compilazione.

L’iscrizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

 

Società già esistenti alla data del 29 novembre 2008

Secondo la norma (art. 16 comma  6 DL 185/2008), entro tre anni dalla data di entrata in vigore della legge, tutte le imprese con forma societaria, devono avere comunicato al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata. La scadenza ultima per eseguire l'adempimento era stata quindi fissata a martedì 29 novembre 2011. L'articolo 37 del D.L. 9 febbraio 2012, n. 5 ha posticipato tale scadenza al 30 giugno 2012. Tuttavia, il DL 5/2012 ha definitivamente soppresso il termine per l'adempimento, prevedendo invece il blocco delle pratiche presentate dalle società che non hanno ancora ottemperato all'obbligo. In sostanza, una società non può eseguire iscrizioni nel Registro delle Imprese fino a che non ha comunicato il proprio indirizzo di PEC.

 

Imprese individuali attive e non soggette a procedure concorsuali alla data del 19 dicembre 2012

Secondo la norma (art. 5 DL 179/2012), le imprese individuali attive e non soggette a procedure concorsuali alla data di entrata in vigore del DL 179/2012 (19/12/2012), sono tenute a depositare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al Registro delle Imprese entro il 30 giugno 2013. Successivamente alla scadenza, le imprese individuali non potranno eseguire iscrizioni nel Registro delle Imprese fino a che non avranno comunicato il proprio indirizzo di PEC: dal 1/7/2013 l'Ufficio, quando riceverà una pratica da parte di una impresa individuale che non ha ottemperato all'obbligo di comunicazione della propria casella di PEC, sospenderà il procedimento per una durata di non oltre 45 giorni, trascorsi i quali la domanda si intenderà come non presentata.

 

Variazioni dell'indirizzo di posta elettronica certificata

Come detto, la casella di posta elettronica certificata rappresenta, ad ogni effetto, il domicilio elettronico della società ed è perciò importantissimo iscrivere tempestivamente ogni sua eventuale variazione.

Le variazioni dell'indirizzo di posta elettronica certificata sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

 

P.E.C. da indicare in ogni pratica di Comunicazione Unica

Logo per la Comunicazione Unica per la Nascita dell'ImpresaFinalità completamente diversa, rispetto all'indirizzo P.E.C. da iscrivere nel Registro Imprese (di cui ai paragrafi precedenti), caratterizza l'indirizzo P.E.C. da indicare nell'ambito di qualsiasi pratica di Comunicazione Unica.

La procedura di Comunicazione Unica per la Nascita dell'Impresa, istituita dall'art. 9 del DL 7/2007, comporta l'utilizzo della PEC per ogni comunicazione tra l'impresa (o i suoi intermediari), l'Ufficio del Registro Imprese e gli altri Enti coinvolti. In questo caso, la casella di PEC rappresenta non già il domicilio elettronico dell'impresa, bensì la domiciliazione eletta unicamente per le comunicazioni relative al singolo procedimento, fino all'esito finale di quest'ultimo.

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