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Iniziative di sistema per la qualità della banca dati dei bilanci

AbacoIn seguito a precise indicazioni della magistratura contabile, il sistema camerale italiano ha di recente rivolto la sua attenzione alla qualità e alla completezza della banca dati composta dai bilanci di esercizio depositati dalle società di capitale e dalle cooperative, e dalle situazioni patrimoniali dei consorzi tra imprenditori.

Una delle iniziative adottate riguarda la verifica del puntuale rispetto da parte delle società degli obblighi sanciti dagli articoli 2364 secondo comma, 2366 primo comma, 2375, 2406, 2435, 2475 ultimo comma, 2478 bis e 2615 bis del codice civile. Proprio a questo scopo, nello scorso mese di ottobre (segnatamente il 7 ottobre 2015) la Camera di commercio di Rimini ha diramato via posta elettronica certificata richieste di informazioni a circa 2100 società, ricevendo oltre 350 riscontri.

Con la medesima finalità, a partire dal 2016, in occasione della presentazione della domanda di deposito del bilancio di esercizio l'Ufficio Registro delle Imprese di Rimini controllerà la successione storica degli anni precedenti, richiedendo l'esecuzione degli adempimenti non assolti ovvero i necessari chiarimenti in merito.

Per ogni società che presenterà il proprio bilancio, pertanto, sarà verificata la regolarità dei depositi relativi agli ultimi 10 esercizi e, in caso non risultino eseguiti uno o più depositi, il procedimento in corso sarà sospeso per le necessarie integrazioni o i dovuti chiarimenti.

 

Casistica

Al momento della presentazione della domanda di deposito, si potranno verificare le seguenti situazioni.

    A. La società ha depositato i bilanci relativi a tutti gli esercizi precedenti (non è essenziale che i depositi siano puntualmente avvenuti entro i rispettivi termini di legge, purché siano stati eseguiti). La posizione è regolare e il procedimento di deposito del bilancio prosegue il suo corso.

    B. La società non ha ancora depositato il bilancio relativo a uno o più esercizi passati. Il procedimento di deposito del bilancio in corso è sospeso fino a conclusione degli opportuni accertamenti.

In questa ultima ipotesi, diventa rilevante il motivo per cui il deposito non è avvenuto.

  1. Se i bilanci non depositati sono stati approvati dai soci occorre immediatamente provvedere ai depositi finora omessi. Si sottolinea che questo vale anche per i bilanci depositati con domanda di deposito che non ha avuto regolare esito, perché annullata su richiesta della società o respinta con provvedimento del Conservatore, e non più ripresentati in seguito. Ciò richiede la presentazione di una nuova pratica per ciascun bilancio e comporta l'applicazione di una sanzione per ogni deposito tardivo. Per la massima chiarezza, si precisa che ai sensi dell'art. 2435 c.c., è tardivo il bilancio depositato oltre trenta giorni dalla data di approvazione, qualsiasi sia l'esercizio a cui si riferisce. I documenti da produrre devono essere redatti nel rispetto delle norme vigenti al momento dell'approvazione (formato PDF o standard XBRL, tassonomia valida alla data della decisione dei soci). Se la società approva contestualmente i bilanci di diversi esercizi pregressi, si raccomanda di eseguire i relativi depositi seguendo l'ordine cronologico, dagli esercizi più lontani a quelli più vicini nel tempo.
  2. Se invece i bilanci non depositati non sono stati nemmeno approvati, la società deve produrre al Registro Imprese documentazione idonea a ricostruire le ragioni della mancata approvazione. Non bisogna presentare una nuova domanda di deposito, ma semplicemente trasmettere la documentazione alla casella di posta elettronica vigilanza.depositi@rn.camcom.it.

    Diagramma di flusso bilanci omessi

    2.a - In caso di assemblea regolarmente costituita, ma che non ha raggiunto la maggioranza necessaria per deliberare, occorre produrre copia informatica del verbale di assemblea e del progetto di bilancio.

    2.b - In caso di assemblea deserta, occorre produrre copia del verbale, se comunque redatto e trascritto nei libri sociali dagli amministratori, oppure la documentazione comprovante la regolare convocazione assembleare secondo le forme previste dalla legge e dallo statuto, e il progetto di bilancio.

    Naturalmente, non deve essere nuovamente trasmessa la documentazione eventualmente già inviata in occasione dell'iniziativa di ottobre 2015 sopra ricordata.

    Inoltre, le società hanno comunque facoltà di sottoporre alla propria assemblea l'approvazione dei bilanci relativi ad esercizi trascorsi, illustrando nel verbale le circostanze per cui essi non sono stati approvati nei termini prescritti, e provvedendo entro i successivi trenta giorni all'adempimento pubblicitario previsto dagli artt. 2435 e 2478 bis del codice civile.

 

Obiettivi

Lo scopo della procedura è di completare l'archivio degli atti e dei documenti del Registro Imprese di Rimini con tutti i bilanci effettivamente approvati dalle società, eventualmente acquisendo per quelli non approvati documentazione idonea a rappresentare e a spiegare l'anomalia.

Come è facile intuire, si tratta di un obiettivo ambizioso, per il cui raggiungimento la Camera di commercio avrà bisogno dell'indispensabile collaborazione delle società, delle associazioni di categoria, dei professionisti che assistono le imprese e, solo ove necessario, dei competenti servizi ispettivi.

L'Ufficio Registro Imprese di Rimini è a disposizione per qualsiasi delucidazione.

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